CoLab Glossar

Ein Kostenplan ist wichtig, wenn du um Unterstützung für dein Projekt bittest. Er zeigt, wie viel Geld du für das Projekt brauchst und wofür du es ausgeben wirst. Hier sind einige Dinge, die im Kostenplan stehen:

Kostenarten: Das sind die verschiedenen Arten von Ausgaben. Zum Beispiel, wie viel du für Mitarbeiter, Materialien, Miete und andere Dinge ausgeben wirst.

Detaillierte Informationen: Der Kostenplan zeigt genau, wie viel du für jede Kostenart ausgeben wirst. Das hilft, die Ausgaben im Detail zu verstehen.

Vorlagen: Manchmal gibt es bestimmte Regeln von den Förderern. Diese Regeln sagen, welche Kosten du bezahlen kannst. Zum Beispiel, ob du Geld für Mitarbeiter oder für bestimmte Dinge bekommen kannst.

Der Kostenplan ist also wie eine Liste, die sagt, wie viel Geld du für welches Projekt brauchst und wie du es ausgeben wirst.

Der Handlungsbedarf in einem Projektantrag bedeutet, welche Probleme man lösen möchte. Um Geld und Unterstützung für das Projekt zu bekommen, musst du dieses Problem im Antrag gut erklären. Du kannst zum Beispiel sagen, wie viele Leute von diesem Problem betroffen sind oder warum es wichtig ist, es zu lösen. Du solltest auch sicherstellen, dass dein Antrag zu den Regeln des Geldgebers passt.

Indikatoren sind wie Beweise in einem Projekt. Sie zeigen, dass das Projekt seine Ziele erreicht hat. Das ist wichtig, damit der Förderer und der Projektleiter sehen können, dass das Projekt wirklich etwas Positives bewirkt hat.

In einem sozialen Projekt sind „Maßnahmen“ konkrete Dinge, die gemacht werden, um die Projektziele zu erreichen und den Bedarf der Menschen in der Gemeinschaft oder der Zielgruppe anzusprechen. Die Art der Dinge, die gemacht werden, hängt vom Projekt ab. Zum Beispiel könnten wir Treffen oder Aktionen machen, um die Menschen über ein bestimmtes Thema zu informieren oder ihnen bewusst zu machen, warum es wichtig ist. Wir könnten auch Kurse oder Workshops organisieren, um den Menschen in einem bestimmten Bereich zu helfen und ihre Fähigkeiten zu verbessern. Oder wir könnten Dienstleistungen wie Gespräche, Unterstützung oder Hilfe bei Problemen anbieten, um Menschen in schwierigen Lebenssituationen zu helfen und ihr Leben besser zu machen. Diese Dinge sollten einen klaren Zeitplan haben und den Regeln des Förderers entsprechen.

Das ist die Zeit, in der das Projekt gemacht wird. In dieser Zeit können Gelder für das Projekt gezählt werden. Alle Gelder müssen in dieser Zeit gezählt werden. Die Zeit wird festgelegt, wenn die Genehmigung gegeben wird (Zuwendungsbescheid). Diese Zeit ist sehr wichtig. Wenn Geld ausgegeben werden muss, bevor die Genehmigung da ist, muss das extra erlaubt werden (vorzeitiger Maßnahmenbeginn). Wenn das nicht erlaubt wird und trotzdem gemacht wird, kann das ein Problem sein. Dann könnte das Projekt falsch sein und das Geld muss zurückgegeben werden.

Ihr könnt Geld bekommen, wenn euer Verein und euer Projekt alle Regeln (Förderkriterien) erfüllt. Diese Regeln findet ihr in der Förderrichtlinie. Der Förderer entscheidet, ob ihr Geld bekommen könnt.

Förderkriterien sind Regeln. Diese Regeln sagen, wer Geld von Förderorganisationen oder Förderprogrammen bekommen kann. Sie helfen dabei, das Geld gut und sinnvoll zu verwenden. So kann man mit dem Geld die gewünschten Ziele erreichen. Die genauen Regeln können unterschiedlich sein. Sie hängen von der Organisation, dem Programm und dem Thema ab. Zum Beispiel wird festgelegt, für wen das Geld ist und für welche Themen. Es wird auch festgelegt, wer das Geld beantragen kann und für welche Ausgaben das Geld verwendet werden darf. Das Projekt muss zu den Zielen und Themen der Organisation oder des Programms passen.

Ausgaben sind das Geld, das wirklich während des Projekts ausgegeben wurde (siehe Bewilligungszeitraum). Nur das Geld, das ihr für die Projekziele ausgegeben habt sind Ausgaben. Man soll außerdem sparsam sein. Dieses Geld muss für das Projekt wichtig sein (und darf nicht verboten sein). Es gibt Regeln, die sagen, welche Ausgaben unterstützt werden können.

Wenn man als Freiwilliger arbeitet und Geld ausgibt, kann man dieses Geld zurückbekommen. Das nennt man Auslagenersatz. Man kann zum Beispiel Geld für die Fahrt zum Projekt zurückbekommen. Manchmal bekommt man genau den Betrag zurück, den man ausgegeben hat. Manchmal bekommt man einen festen Betrag, zum Beispiel für jeden Kilometer, den man gefahren ist. Ob man das Geld zurückbekommen kann, steht in den Regeln für die Förderung.

Ein Beleg zeigt, dass man Geld ausgegeben hat. Das kann ein Kontoauszug, ein Kassenzettel oder eine Quittung sein. Beleglisten sind Listen, die zeigen, wie man sein Geld ausgegeben hat. Sie zeigen, was man gekauft hat und wann man es gekauft hat. Man muss die Belege zu dem Projekt hinzufügen, für das man das Geld ausgegeben hat (siehe zahlenmäßiger Nachweis). Die Belege sollten zeigen, was man im Kostenplan geplant hat.

Geld für Essen und Trinken: Manchmal muss man Geld für Essen und Trinken ausgeben. Aber das ist nur okay, wenn es wirklich nötig ist für das Projekt. Zum Beispiel, wenn man einen Workshop oder ein Event hat, kann man Geld für Essen und Trinken ausgeben. Aber es sollte nicht zu viel sein. Man kann zum Beispiel Kaffee, Tee, Kekse, Sandwiches und alkoholfreie Getränke kaufen. Wenn man weiß, dass man Geld für Essen und Trinken ausgeben muss, sollte man das vorher mit dem Geldgeber besprechen. Man sollte auch aufschreiben, was man kaufen will, wie viel es kostet und warum man es braucht. Man sollte auch sagen, wann das Event ist und wer kommt.

Oft geben Förderer nicht für alle Kosten im Projekt Geld. Deshalb muss man selbst auch Geld geben. Dieses Geld nennt man Eigenanteil. Das ist das Geld, das eure Gruppe selbst geben muss, um das Projekt zu machen. Man kann das als Bargeld geben, oder auch als Sachen wie Materialien oder Ausrüstung. Manchmal kann man auch freiwillig arbeiten, das zählt auch. Manchmal kann man auch Geld von anderen Stellen bekommen und das als Eigenanteil zählen. Das Geld kommt dann von anderen Orten, wie zum Beispiel der Regierung, Stiftungen, Firmen oder anderen Gruppen. Dieses Geld muss man auch beantragen und dem Förderer Bescheid sagen, dass man das gemacht hat.

Finanzierung bei Bedarf: Ihr erhaltet Geld für euer Projekt, wenn ihr all euer Geld und das Geld von anderen (zum Beispiel von anderen Unterstützern) ausgegeben habt. Das bedeutet, ihr dürft das Geld erst nutzen, wenn ihr euer eigenes Geld aufgebraucht habt. In der Mitteilung über die Fördermittel wird ein Maximalbetrag festgelegt.

Du bekommst einen bestimmten Geldbetrag für jede festgelegte Einheit. Zum Beispiel, du bekommst 10 € für jeden Teilnehmer und Tag einer Aktion. Wenn du mehr Geld ausgibst, musst du das selbst bezahlen. Wenn du Geld sparst oder mehr Geld bekommst, ist das gut für dich.

Man kann Geld für Honorare nur dann bekommen, wenn es für ein Projekt gebraucht wird und die Arbeit nicht von festen Mitarbeitern gemacht werden kann. Wie viel Geld man maximal bekommen kann, steht meistens in den Regeln für die Förderung. Man muss normalerweise einen Vertrag mit der Person machen, die das Geld bekommt. In dem Vertrag sollten diese Dinge stehen: Die Namen von den Personen, die den Vertrag machen, was genau gemacht werden soll, inklusive dem Namen des Projekts (zum Beispiel Übersetzen oder Dolmetschen im Projekt XYZ), wie viele Stunden oder Tage gearbeitet werden sollen, wie viel Geld pro Stunde bezahlt wird und wie lange eine Stunde ist (zum Beispiel 45 oder 60 Minuten), eine Erklärung, welche Kosten mit dem Geld gedeckt sind (zum Beispiel auch Kosten für Reisen, Material oder Vorbereitung und Nachbereitung), die Unterschrift von beiden Personen, die den Vertrag machen. Nach der Arbeit muss die Person, die das Geld bekommt, eine Rechnung schreiben. Es kann auch auf dem Vertrag bestätigt werden, dass das Geld bekommen wurde (siehe Quittung).

Wenn du etwas veröffentlichst (wie einen Flyer, eine Webseite oder auf Social Media), musst du das Logo des Förderers benutzen. Das Logo sollte nicht zu groß oder zu klein sein. In dem Brief, den du vom Geldgeber bekommen hast (Zuwendungsbescheid), steht, welches Logo du benutzen sollst. Es steht auch drin, ob der Geldgeber zustimmen muss, bevor du etwas veröffentlichst.

Ihr könnt durch Öffentlichkeitsarbeit euer Projekt bekannt machen. Das beinhaltet verschiedene Dinge und Aktionen, um Leute zu erreichen und sie für euer Projekt zu interessieren. Sachen, die ihr für die Öffentlichkeitsarbeit braucht, können finanziell unterstützt werden, wenn sie mit dem Projekt zu tun haben. Normalerweise wird allgemeine Öffentlichkeitsarbeit nicht finanziell unterstützt. Gute Aktionen können sein: Nachrichten für die Presse, das Drucken von Broschüren, Plakaten, Werbesachen, eine Webseite, Social Media und so weiter. Ihr solltet immer sagen, wer euch finanziell unterstützt und deren Logos benutzen. Nachdem ihr die Sachen für die Öffentlichkeitsarbeit gemacht habt, müsst ihr normalerweise zwei Beispiele davon schicken, wenn ihr zeigt, wie ihr das Geld verwendet habt.

Listen von Personen: Bei Ereignissen (wie Schulungen, Treffen, Reisen und so weiter) solltet ihr Listen von Personen erstellen und diese zu euren Unterlagen hinzufügen. Jede Person auf der Liste muss durch ihre Unterschrift bestätigen, dass sie teilgenommen hat. Die Liste sollte Informationen über das Projekt, die Organisation, den Ort, das Datum der Aktion, den Namen der Personen und eventuell ihre Kontaktinformationen enthalten. Wenn ihr öffentliche Verkehrsmittel benutzt (zum Beispiel eine Gruppenkarte), solltet ihr auch eine Liste der Personen, die mitgefahren sind, zu euren Abrechnungsunterlagen hinzufügen.

Manchmal werden einige Kosten nach dem Ende eines Projekts nicht akzeptiert. Zum Beispiel:

1. Kosten, die nicht gut genug erklärt sind: Wenn man keine Originalrechnungen oder ähnliche Dokumente hat; wenn man keine Beweise für die Zahlung hat (wie Quittungen oder Kontoauszüge); wenn die Kosten nicht notwendig und angemessen sind und man nicht zeigen kann, dass man das Geld gut und sparsam verwendet hat.
2. Kosten, die nichts mit dem Projekt zu tun haben oder private Käufe des Projektverantwortlichen sind.
3. Kosten, die vor einem bestimmten Datum entstanden sind. Deshalb muss man immer das Datum auf den Rechnungen und Zahlungen überprüfen. Alle Kosten müssen während der genehmigten Zeit gemacht werden!
4. Geschätzte Kosten oder Pauschalen, die nicht vorher genehmigt wurden (außer wenn die Förderregeln eine Verwaltungskostenpauschale erlauben).

Geld zurückgeben: Manchmal muss man Geld, das man bekommen hat, ganz oder ein bisschen zurückgeben. Das passiert zum Beispiel, wenn man nicht zeigen kann, dass man das Geld richtig benutzt hat. Oder wenn man Geld für etwas ausgegeben hat, das nichts mit dem Projekt zu tun hat. Deshalb muss man immer auf den Plan achten, den man gemacht hat, wie viel Geld man braucht und wie viel man bekommen hat. Auch Geld, das man nicht ausgegeben hat, muss man zurückgeben.

Der Bericht und die Zahlen sind Teile des Verwendungsnachweises. Der Bericht erklärt, was im Projekt gemacht wurde und hilft zu sehen, ob das Projekt erfolgreich war. Der Bericht soll der Person dem Förderer zeigen, was im Projekt passiert ist. Im Bericht schreibt ihr über die Ergebnisse, was im Projekt passiert ist, was gemacht wurde und vielleicht auch über Probleme und was ihr gelernt habt. Normalerweise gibt es eine Vorlage für den Bericht vom Förderer.